Tietosuoja -ja rekisteriseloste

Vaasan koirakerhon tietosuojaseloste
 
1. Rekisterinpitäjä
Vaasan koirakerho / Vasa hundklubb
Kuulankatu 11, 65230 Vaasa
email: info@vaasankoirakerho.fi
 
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
info@vaasankoirakerho.fi
 
2. Rekisteröidyt
Vaasan koirakerhon ylläpitämä rekisteri sisältää Vaasan koirakerhon jäsenet sekä kursseille ilmoittautuneet henkilöt
 
3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn jäsensuhteen perusteella
 
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat: 

– jäsenviestintä/asiakasviestintä
– yhteydenottojen ja palautteiden käsitteleminen
– ajanvaraus
– kursseille/koulutuksiin/tapahtumiin ilmoittautuminen
– maksujen vastaanottaminen
– muiden jäsensuhdetta koskevien asioiden hoitaminen

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

– yhteystiedot
– nimi
– sähköposti
– puhelinnumero
– mahdollisesti myös katuosoite (jos asiakas on sen ilmoittanut)
– koiran tiedot (jos asiakas on ne ilmoittanut)
– asiakastiedot
– tiedot kenttävarauksista tai ostetuista palveluista

5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen:

Vaasan koirakerho / Vasa hundklubb
Kuulankatu 11, 65230 Vaasa
email: info@vaasankoirakerho.fi
 
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
 
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. 
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
 
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
 
– asiakkaalta itseltään jäsensuhteen syntyessä
– asiakkaalta itseltään ilmoittautuessaan kursseille/koulutukseen

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle kouluttajalle kyseiseen koulutukseen osallistuvien henkilöiden osalta, siltä osin kuin se on tarpeellista koulutuksen toteuttamiseksi (osallistujan nimi, koiran nimi ja koiran muut tiedot). Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain niin vaatiessa.
 
8. Käsittelyn kesto
Asiakasrekisteristä tiedot poistetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
 
9. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelee vain rekisterinpitäjä.
 
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 
 
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Vaasan koirakerho/ Vasa hundklubb ylläpitää seuraavia tietoja:

1.JÄSENREKISTERI

Yhdistys ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenrekisteriä. Jäsenrekisteriin kirjataan nimi, kotipaikkakunta, jäseneltä saatu sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä tieto jäsenmaksun maksamisesta vuosittain. Tiedot ovat tarpeellisia yhdistyksen toiminnan kannalta. Jäsenrekisterin vastuuhenkilö on yhdistyksen jäsensihteeri. Jäsenrekisterin rekisteriseloste on saatavilla, www.vaasankoirakerho.fi

2.TAPAHTUMAKOHTAISET OSALLISTUJATIEDOT

Yhdistys ylläpitää tapahtumakohtaisia osallistujatietoja. Osallistumistiedoissa kerätään tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot, joita voivat olla mm. yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero), koiran nimi ja taso tapahtuman lajissa sekä muut tapahtuman järjestämisen kannalta oleelliset tiedot.  Tiedot kootaan Googlen Drive-palveluun. Tietoja käsittelee henkilö, joka on oikeutettu niiden käyttämiseen (esimerkiksi tapahtuman järjestäjä). Tiedot poistetaan, kun tapahtuma on ohi. Tapahtumaan osallistujille lähetetään tapahtuman aikataulukirje ynnä muu oleellinen tieto tapahtuman osalta sähköpostitse.

VARAUTUMINEN TIETOTURVAVUOTOON

Yhdistyksen oman tiedottamisen kautta voi tapahtua tietoturvariski. Tätä riskiä minimoidaan lähettämällä yhdistyksen tiedotteet ym. käyttämällä sähköpostin piilokopio ominaisuutta. Yhdistyksen ylläpitämät tiedot ovat jäsenen itsensä ilmoittamia (sähköposti, puhelinnumero ja mahdollisesti muut tapahtumakohtaisesti tarvittavat oikeutetut henkilöt).

 Mikäli yhdistyksen jäsenrekisterin tiedot, kuten sähköpostilista, vahingossa leviää julkiseen käyttöön (piiloviesti-ominaisuutta ei muistettu käyttää), ilmoittaa rekisterinpitäjä roolissaan tietoturvaloukkauksesta viipymättä saatuaan sen tietoonsa.

JÄSENREKISTERIN REKISTERISELOSTE

Yhdistys ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenrekisteriä. Tiedot ovat tarpeellisia yhdistyksen toiminnan kannalta.

RekisterinpitäjäVaasan koirakerho / Vasa hundklubb 
Rekisteriasioista vastaava henkilö tai yhteyshenkilöYhdistyksen jäsensihteeri
Rekisterin nimiVaasan koirakerhon / Vasa hundklubb jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)Yhdistyslain mukainen jäsenrekisteri
Rekisterin tietosisältöJäsenrekisteriin kirjataan nimi, jäseneltä saatu sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotipaikkakunta, sekä tieto jäsenmaksun maksamisesta vuosittain. Jäsen ilmoittaa muuttuneet yhteystietonsa rekisterin ylläpitäjälle.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelleJäsenrekisterin tietoja ei luovuteta muulloin, kuin siinä tilanteessa, jos poliisi tai muu toimivaltainen viranomainen erikseen laissa säädetyssä tarkoituksessa vaatii rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa. Rekisterin tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rekisteristä ei ole yhteyttä muihin rekistereihin.
Rekisterin suojauksen periaatteetRekisteriä ylläpitää yhdistyksen jäsensihteeri.   Rekisteriä ylläpidetään Googlen Drive-palvelussa.   Rekisterin katseluoikeudet oikeutetun edun kautta ovat yhdistyksen hallituksella.   Rekisteriä päivitetään vuosittain. Vanhentuneet jäsentiedot poistetaan rekisteristä vuosittain.

Julkaistu 02.06.2021